実行委員会

2019年10月15日 00:00

創立41周年記念開催実行委員会開催状況は下記の通りです。

10月:反省会

以下が実行委員意見です。

  • 若干天候には左右されたが、無事終えることができた。
  • 参加者特別枠で若干の支障があったので、今後は気を付けるようにする。
  • 設定ルート判断ミスも多く、年齢的にも若干キツ目だったこともあり、次回は考慮しながらの設定とする。
  • 懇親会・二次会共、盛況だった。祝酒を提供して頂いて、財政的にも助かった。
  • 会計収支状況は赤字となったが、当会の特別会計からの祝事費負担とする。
  • 当日配った記念品は、欠席会員は基より祝辞を頂いた欠席ゲストにもお渡しする。

以上です。実行委員会はこれで終了ですが、12月総会時に実行委員会打ち上げも平行して行うこととしました。

9月:最終確認

  • 9月初旬での参加確認で、決定ではありませんが当初予定していたゲスト1名増えるかもしれません。
  • 当日の実行委員集合場所及び時間の設定を行いました。
  • ルートの最終検討を行いました。事前に参加のみなさんへ連絡します。
  • 懇親会等の役割分担をしました。
  • 会計案の検討を行いました。
  • しおり案の最終検討を行いました。


8月:参加者把握と記念品

  • 7月末期限での参加確認は会員・ゲスト含み27名でした。友人関係からの紹介者も可能とすることから、以前お断りした参加希望者にも再度連絡することとしました。
  • 記念品案が決まりました。全会員と参加ゲストへ渡すために現在作成中です。
  • しおり案の検討を行いました。


7月:案内状と企画案

  • 案内状 7/13日時点で会員・ゲスト含み16名の参加確認を得ました。欠席の方からもお祝いのメッセージを頂いています。規模は予定通りとなりました。
  • 企画案 記念品案の検討を行いました。全会員と参加ゲストへお配りします。
  • 当日配る資料の作成を次回までに行います。


6月:案内状と企画案

  • 案内状 メンバー及びゲスト(若干名)へ送付(6/4)
  • 企画案 企画及び記念品の検討を次回までに行う。


5月:日程案 9月22~23日

  • 宿泊案 東白川村(35th記念開催地)
  • ゲスト 規模を考慮し、友好クラブはご遠慮願い、当会の友人のみゲストとしてお招きすることとしました。
  • 案内状案の検討

4月:日程案 9月15~17日or22~24日何れかの二日間。

  • 宿泊案 南木曽or寝覚めの床付近or東白川村(35th記念開催地)
  • ゲスト 友好クラブor友人・知人(添付資料にて検討)
  • スケジュール 案内状送付&参加者把握&企画案の検討


3月:役割分担の一部変更

  • 開催場所・参加対象の検討


2月:役割分担の決定

  • 開催場所・参加対象の検討
  • 1月:役割分担・開催場所・参加対象の案を検討。


以上 事務局



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